Thủ tục khai trình sử dụng lao động gồm những gì? quy trình ra sao
Khai trình sử dụng lao động là công việc người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo biểu mẫu số 05 quy định tại thông tư Số: 23/2014/TT-BLĐTBXH ban hành ngày 29 tháng 08 năm 2014 để gửi lên cơ quan quản lý nhà nước về lao động nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Trong vòng 30 ngày, kể từ khi bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải tiến hành khai trình lao động theo Mẫu số 05 ban hành kèm Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH.
Trình tự, thủ tục, hồ sơ khai trình người lao động:
2.1 Trình tự thực hiện:
Bước 1: Đại diện của doanh nghiệp đi thực hiện thủ tục hành chính cần chuẩn bị hồ sơ hợp lệ theo quy định (Kèm theo giấy giới thiệu của doanh nghiệp và CMND của cá nhân)
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (01 bản)
- Bản khai trình sử dụng lao động(03 bản).
Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ đơn vị nộp tại Phòng Lao Động Thương Binh và Lao Động Quận, Huyện. Cán bộ kiểm tra hồ sơ đầy đủ và đúng theo quy định sẽ viết phiếu hẹn trả kết quả, trên giấy hẹn cán bộ ghi mã của đơn vị. Nếu chưa hợp lệ thì hướng dẫn cho đại diện doanh nghiệp hoàn thiện bổ sung.
Đến ngày trên phiếu hẹn đơn vị đến Phòng Lao Động và Thương Binh Xã Hội nhận kết quả: 02 bản khai trình sử dụng lao động có chữ ký và đóng mộc xác nhận của Phòng Lao Động Thương Binh và Xã Hội
Bước 2: Đơn vị tiếp tục làm bộ hồ sơ đăng ký Hệ Thống thang lương, bảng lương. Hồ sơ bao gồm:
- Công văn đề nghị của doanh nghiệp (02 bản)
- Hệ thống thang lương-bảng lương của doanh nghiệp (02 bản)
- Mẫu xây dựng nội quy lao động, nộp cho cơ quan cấp quận, huyện trong trường hợp số lao động từ 10 người trở lên (02 bản)
- Mẫu xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập công đoàn cơ sở Mẫu xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập hoặc thành lập công đoàn cơ sở (nếu chưa đủ điều kiện) (02 bản)
- Hệ thống phụ cấp lương của doanh nghiệp( 02 bản )
- Quy định chi tiết các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng đối với từng chức danh trong thang lương, bảng lương (02 bản)
Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ đơn vị nộp hồ sơ tại Phòng Lao Động Thương Binh và Xã Hội Quận, huyện, sau đó cán bộ nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ và ghi giấy hẹn. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, đủ theo quy định thì ghi rõ và trả lại. Đến ngày trên phiếu hẹn đơn vị đến nhận kết quả là 01 bộ hồ sơ Hệ Thống thang lương bảng lương có ký tên đóng mộc xác nhận của Phòng Lao Động Thương Binh và Xã Hội
2.2 Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bắt buộc
– Đơn vị sử dụng lao động có ký hợp đồng với người lao động từ 3 tháng trở lên không quy định số lượng lao động phải tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bắt buộc.
– Đơn vị sử dụng lao động có số lượng lao động từ 10 người trở lên, ký hợp đồng lao động 3 tháng trở lên bắt buộc tham gia bảo hiểm thất nghiệp
Hồ sơ chuẩn bị
Hồ sơ bao gồm: đơn vị sử dụng lao động làm theo hướng dẫn trên Phiếu giao nhận hồ sơ 101 gồm các giấy tờ sau:
– Phiếu đăng ký tham gia BHXH, BHYT (mẫu 01/ĐKBB, 02 bản)
– Quyết định thành lập hoặc Giấy phép kinh doanh/ hoạt động ( Bản sao chứng thực, 01 bản)
– Quyết định xếp hạng doanh nghiệp Nhà Nước – nếu có (Bản sao, 01 bản)
– Danh sách người lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT ( mẫu A01a-TS, 03 bản)
– Danh sách người lao động đề nghị cấp sổ BHXH, BHYT ( mẫu D02-TS, 03 bản)
– Tờ khai tham gia BHXH, BHYT đối với người tham gia lần đầu( mẫu A01-TS, 02 bản/ người). Vậy người lao độngđã có sổ bảo hiểm thì không cần làm mẫu này.
– Văn bản giải trình của đơn vị (mẫu D01b-TS, 02 bản)
– Phiếu giao nhận hồ sơ 101(02 bản)
Trình tự thực hiện
Đơn vị sử dụng lao động điền đầy đủ thông tin vào các biểu mẫu theo hướng dẫn trong từng biểu mẫu như sau:
- Phiếu giao nhận hồ sơ 101
- Mẫu 01/ĐKBB
- Mẫu A01a-TS
Hướng dẫn điền thông tin vào biểu mẫu A01a-TS
+ Danh sách nơi đăng ký nơi khám chữa bệnh ban đầu cho thẻ bảo hiểm y tế
+ Danh mục mã tỉnh cấp CMND
Mẫu D02-TS
- Hướng dẫn điền thông tin vào biểu mẫu D02-T
- Riêng mẫu A01a – TS Đơn vị sử dụng lao động hướng dẫn người lao động kê khai tờ khai; kiểm tra, đối chiếu thông tin trên tờ khai với hồ sơ gốc của từng người lao động; ký xác nhận trên tờ khai tham gia BHXH của người lao động
- Chú ý:Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS) kèm theo:
+ 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 cm (01 ảnh dán trên tờ khai tham gia BHXH, BHYT; 01 ảnh lưu cùng hồ sơ tham gia để xây dựng cơ sở dữ liệu)
+ 01 CMND pho to/ 1 người
- Văn bản giải trình của đơn vị (mẫu D01b-TS, 02 bản)
Đối với đơn vị chậm đăng ký tham gia BHXH những tháng sau ngày cấp giấy phép kinh doanh thì phải làm mẫu Văn bản giải trình D01b-TS lý do chậm tham gia bảo hiểm.
– Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đơn vị nộp bộ hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH Quận, riêng dữ liệu điện tử có thể chuyển qua internet… ( bằng IMS, bằng USB, bằng email)
– Bộ phận 1 cửa nhận hồ sơ, dữ liệu điện tử (nếu có) của đơn vị. Kiểm đếm thành phần và số lượng, nếu đúng, đủ theo quy định thì viết giấy hẹn sau đó chuyển hồ sơ cho Phòng Thu. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, đủ theo quy định thì ghi rõ và trả lại.
– Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận hồ sơ, đơn vị có trách nhiệm nộp toàn bộ số tiền bảo hiểm 01 tháng của toàn bộ người lao động trong danh sách đăng ký tham gia BHXH lần đầu. Sau đó pho to Ủy nhiệm chi nộp tiền và giấy phép kinh doanh photo đến gặp cán bộ quản lý thu để lập biên bản làm việc ban đầu. Hai bên ký xác nhận trên biên bản làm việc ban đầu
– Theo đúng ngày trên Cầm giấy hẹn đơn vị đến BHXH Quận nhận kết quả hồ sơ bao gồm:
+ 01 bản Danh sách người lao động đề nghị cấp sổ BHXH, BHYT
+ 01 Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT
+ 01 Phiếu đăng ký tham gia BHXH, BHYT
+ Thẻ BHYT
+ Sổ BHXH
– Quá hạn trả hồ sơ 30 ngày, các đơn vị chưa đến nhận, cơ quan BHXH sẽ chuyển hồ sơ này vào kho lưu trữ