CHECKLIST HỒ SƠ PHÂN CHIA DI SẢN THỪA KẾ THEO LUẬT CÔNG CHỨNG MỚI NHẤT 

Ở bài viết trước, chúng ta đã cùng tìm hiểu về quy trình 04 bước phân chia di sản theo Luật Công chứng 2024. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rất ít hồ sơ thừa kế đầy đủ ngay từ lần nộp đầu tiên. Việc sở hữu một bộ hồ sơ chuẩn chỉnh ngay từ đầu chính là “tấm vé ưu tiên” giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và tránh được các khoản phạt hành chính do chậm trễ.  

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp Checklist hồ sơ chi tiết cần chuẩn bị khi làm thủ tục phân chia di sản thừa kế, đồng thời hướng dẫn cách xử lý linh hoạt những tình huống thường gặp nhất trong quá trình thực hiện thủ tục, giúp người thừa kế chủ động và hạn chế tối đa các vướng mắc phát sinh. 

1. “Checklist” hồ sơ cần chuẩn bị khi làm thủ tục phân chia di sản 

Hồ sơ thực hiện thủ tục phân chia di sản được thực hiện theo quy định tại Điều 59 Luật Công chứng 2024, bao gồm các giấy tờ sau: 

1. Nhóm giấy tờ của người để lại di sản (Người đã mất) 

• Giấy chứng tử hoặc giấy tờ tương đương chứng minh người để lại di sản đã chết: Bắt buộc để xác định thời điểm mở thừa kế. 

• Giấy tờ tùy thân: CMND/CCCD cũ, Hộ chiếu hoặc Giấy xác nhận thông tin cư trú. 

• Giấy khai sinh của người để lại di sản: để xác định mối quan hệ với cha mẹ – là người thuộc hàng thừa kế thứ nhất (nếu có) 

• Giấy tờ về tình trạng hôn nhân: Giấy chứng nhận kết hôn hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (để xác định di sản là tài sản chung hay riêng). 

• Di chúc (Bản gốc): Nếu người mất có để lại di chúc. 

2. Nhóm giấy tờ của người thừa kế (Người được hưởng) 

• Giấy tờ tùy thân: CCCD/CMND/Hộ chiếu còn hạn. 

• Giấy tờ chứng minh quan hệ: Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn, Quyết định nuôi con nuôi… 

• Giấy chứng tử của những người thừa kế thuộc hàng thừa kế thứ nhất (nếu có): Để xác định có thuộc trường hợp có thừa kế thế vị hoặc thừa kế chuyển tiếp hay không. Trường hợp có nhiều thế hệ thừa kế: có thể cần thêm giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh quan hệ của từng người thừa kế trong từng trường hợp cụ thể. 

• Văn bản từ chối nhận di sản (nếu có). 

3. Nhóm giấy tờ về tài sản (QSDĐ) 

• Giấy chứng nhận QSDĐ (Sổ đỏ/Sổ hồng) bản gốc: đây là giấy tờ bắt buộc khi thực hiện thủ tục phân chia di sản thừa kế tại VPCC. 

• Bản vẽ hiện trạng vị trí: Cần thiết trong trường hợp thửa đất được chia tách cho nhiều người, hoặc có thay đổi hiện trạng so với ban đầu. 

Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ để xác định tính chính xác, hợp pháp của di sản và người thừa kế. Nếu phát hiện vấn đề, công chứng viên có thể từ chối hoặc yêu cầu xác minh thêm, bao gồm giám định nếu cần thiết. 

2. Những tình huống thường gặp  

Trên thực tế, hiếm có bộ hồ sơ thừa kế nào hoàn chỉnh và đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý ngay từ lần nộp đầu tiên. Dưới đây là những tình huống phổ biến mà khách hàng thường gặp, kèm theo các gợi ý hướng xử lý giúp bạn chủ động hơn khi làm thủ tục khai nhận và phân chia di sản thừa kế. 

1. Mất giấy tờ: 

• Giấy tờ hộ tịch (khai sinh, chứng tử…): Liên hệ UBND xã/phường nơi đăng ký trước đây để xin trích lục bản sao. Nếu không thể trích lục do thời gian quá lâu, bạn có thể thực hiện thủ tục đăng ký lại các giấy tờ hộ tịch đã mất, hoặc yêu cầu trợ giúp pháp lý từ Luật sư để trích lục tàng thư hộ tịch tại cơ quan công an (tùy trường hợp cụ thể).   

• Giấy chứng nhận QSDĐ (Sổ đỏ/Sổ hồng): Phải làm thủ tục báo mất và xin Cấp lại Giấy chứng nhận trước khi chia thừa kế. 

2. Người thừa kế ở xa hoặc ở nước ngoài 

Thực hiện qua Hợp đồng ủy quyền, văn bản ủy quyền lập ở nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ một số nước được miễn trừ) và dịch thuật công chứng. 

Lưu ý: Nội dung ủy quyền nên ghi chi tiết phạm vi công việc (bao gồm: ký văn bản phân chia, kê khai nghĩa vụ tài chính, và nộp hồ sơ sang tên nhà đất) để tránh việc bị cơ quan nhà nước từ chối. 

3. Một trong các đồng thừa kế không hợp tác 

Nguyên tắc của công chứng là sự thỏa thuận và tự nguyện. Chỉ cần 01 người trong hàng thừa kế không đồng ý ký, hoặc cố tình vắng mặt, công chứng viên sẽ từ chối thực hiện thủ tục. Lúc này, vụ việc chuyển từ “thủ tục hành chính” sang “tranh chấp dân sự”. Bạn nên tham vấn Luật sư để đánh giá rủi ro và lựa chọn phương án phù hợp với từng tình huống cụ thể. 

Kết luận 

Thủ tục phân chia di sản thừa kế, đặc biệt đối với quyền sử dụng đất, là một trong những thủ tục pháp lý đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác cao. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong hồ sơ hoặc hoặc xử lý không đúng trình tự, hồ sơ có thể bị đình trệ, kéo dài nhiều tháng, thậm chí phát sinh tranh chấp giữa các đồng thừa kế. 

Chuẩn bị hồ sơ chuẩn chỉnh ngay từ đầu luôn là yếu tố tiên quyết để quy trình phân chia di sản thừa kế được diễn ra nhanh chóng. Đối với các trường hợp phức tạp như thất lạc giấy tờ, người thừa kế ở nước ngoài hoặc thiếu sự đồng thuận, việc tham vấn chuyên gia là cần thiết để bảo vệ quyền lợi tối đa và loại bỏ rủi ro pháp lý về sau.