Quy trình mua bán hàng hóa quốc tế để hạn chế rủi ro
Một quy trình mua bán hàng quốc tế bao gồm các bước sau: Xác định nhà cung cấp; Đánh giá năng lực nhà cung cấp; Truy cập Trang web & Đánh giá của Nhà cung cấp; Gửi mẫu; Đàm phán thương mại; Mua bán thử nghiệm. Cần tuân thủ quy trình mua bán hàng hóa sau để hạn chế thấp nhất rủi ro cho doanh nghiệp.
1. Xác định nhà cung cấp là bước đầu tiên trong quy trình mua bán hàng hóa quốc tế
Quy trình đầu tiên trong việc mua bán hàng hóa quốc tế là việc thu thập thông tin của thị trường và xác định các Nhà cung cấp có thể có sẵn tại địa phương hoặc ở nước ngoài.
Trong việc tìm kiếm nhà cung cấp ở nước ngoài, các thương nhân cần phân vùng nơi sẽ đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về vật tư của công ty, nơi có lợi thế về giá, nhân công và cả vị trí địa lý là một bước đệm trong việc phục vụ cho quy trình mua bán hàng hóa quốc tế. Ngoài ra bạn cũng có thể lấy thông tin từ các tạp chí thương mại, các trang thương mại điện tử như ebay, amazon, alibaba,…,hoặc lấy thông tin từ các cuộc triển lãm thương mại cũng như thông tin từ các cuộc thi. Khuyến khích các doanh nghiệp nên kết nối lại với những cung ứng cũ để thuận tiện hơn trong việc cung cấp hàng hóa.
Sau khi đã tìm kiếm được được những nhà cung cấp tiềm năng, các doanh nghiệp phải đánh giá tiêu chí của những nhà cung cấp ấy để tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất cho công ty. Dựa vào việc:
- Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp.
- So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu.
- Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được.
Có thể bạn quan tâm: Những điều cần lưu ý khi xảy ra tranh chấp mua bán hàng hóa quốc tế
2. Đánh giá năng lực nhà cung cấp
Ở giai đoạn đầu, thông tin chi tiết về Khả năng tổ chức, quản lý, kỹ thuật và sản xuất của nhà cung cấp, chi tiết về chất lượng và lịch sử quan hệ và hiệu suất kinh doanh, vv được tìm kiếm dưới dạng thuyết trình và tài liệu.
3. Truy cập trang web và đánh giá của Nhà cung cấp
Sau khi Nhà cung cấp gửi hoặc trình bày các thông tin tiếp thị cũng như các thông tin cần thiết khác khác. Tiếp đó, người mua hàng và các thành viên trong nhóm liên quan đến kỹ thuật, chất lượng và tiếp thị sẽ phải thực hiện bước thăm dò website của Nhà cung cấp để đánh giá nhà cung cấp về khả năng và thu thập được thông tin trực tiếp(Thường các nhà cung cấp sẽ có những website đẹp và chỉn chu về mặt hình thức lẫn nội dung). Các công ty bán lẻ đa quốc gia thường tuân theo các quy tắc nghiêm ngặt về hành vi đạo đức và quản lý nguồn nhân lực; bao gồm an toàn và sức khỏe. Đặc biệt, với những quy tắc nghiêm ngặt này thì khuyến khích các Nhà cung cấp cũng phải tuân theo.
Các chuyến thăm trang web giúp Công ty đánh giá không chỉ khả năng kỹ thuật và sản xuất của Nhà cung cấp mà còn hiểu được văn hóa quản lý và làm việc cũng như tuân thủ các nguyên tắc đạo đức, chính sách pháp luật và nhân sự.
Có thể bạn quan tâm: Những bước cơ bản cần thực hiện khi tranh chấp mua bán hàng hóa quốc tế
4. Gửi mẫu
Sau bước truy cập trang web và đánh giá nhà cung cấp thì bước tiếp theo trong quy trình mua bán hàng hóa quốc tế sẽ là gửi mẫu. Các mẫu hàng sẽ được nhà cung cấp gửi đến người mua qua tiếp xúc và trao đổi.
Một số lưu ý về mẫu hàng như sau:
Mẫu hàng (sample) là một đơn vị hàng hóa lấy ra từ lô hàng giao dịch, đại diện cho lô hàng về mặt phẩm chất. Phương pháp xác định phẩm chất theo mẫu hàng thường được áp dụng cho những mặt hàng có quy cách phẩm chất ít bị biến động bởi môi trường, khó tiêu chuẩn hóa, khó mô tải như: đồ may mặc, các loại hạt, quặng,…
Trong mua bán hàng hóa quốc tế, mẫu hàng thường do người bán cung cấp, chi phí về mẫu thường tính vào giá hàng. Theo hợp đồng, mẫu hàng sau khi đã được lựa chọn và thống nhất sẽ được đóng gói cẩn thận, bên ngoài được hai bên ký tên, đóng dấu, khi đó mẫu được làm thành 3 mẫu nhỏ, người bán giữ một mẫu, một mẫu do người mua giữ, mẫu còn lại do bên thứ ba giữ để làm cơ sở giải quyết tranh chấp xảy ra sau này.
Khi đã đạt được những yêu cầu về mẫu hàng, chúng ta sẽ có 03 cách quy định trong hợp đồng ngoại thương:
- Hàng có phẩm chất như mẫu đã thỏa thuận
- Hàng có phẩm chất tương tự như mẫu
- Hàng có phẩm chất giống hệt mẫu
Mỗi cách quy định phẩm chất đều có thể giống hoàn toàn hay có độ xê dịch khác nhau.
5. Đàm phán thương mại
Sau khi các mẫu hàng đã được giao và nhận được sự chấp thuận của người mua về hàng hóa, quy cách, chất lượng,… Bên bán và bên mua sẽ đi đến quá trình đàm phán; sau khi nhận được sự đồng nhất giữa các bên thì sẽ đi đến ký kết hợp đồng. Thông thường, bên bán hàng sẽ cung cấp tài liệu thỏa thuận của bên mua kèm theo Điều khoản chi tiết của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, Số lượng đặt hàng, Kỳ vọng giao hàng, Chế độ giao hàng, Giá cả, Điều khoản thanh toán và Quy trình chấp nhận giao hàng, chu kỳ thời gian để thanh toán, phương thức thanh toán,.. điều đó sẽ bao gồm các thỏa thuận thương mại bao gồm số lượng đặt hàng trong một khoảng thời gian hoặc mùa nhất định, các khoản tăng – giảm giá, tạm ứng,…
6. Mua bán thử nghiệm
Khi chấp nhận các điều khoản thương mại giữa Người mua và Người bán. Người bán hàng phát hành Đơn đặt hàng trong thời gian dùng thử hoặc số lượng vật tư dùng thử tạo cơ hội cho cả hai bên trải nghiệm giao dịch với nhau và hiểu thêm các yêu cầu của nhau. Hoàn thành thành công các đơn đặt hàng dùng thử dẫn đến việc Người mua ban hành Thỏa thuận mua (Bao gồm khoảng thời gian cụ thể) theo các điều khoản và điều kiện được quy định theo thỏa thuận.
Quá trình này sẽ dẫn đến quyết định có nên tiếp tục hợp tác lâu dài giữa người mua và người bán hay không. Hay sẽ bắt đầu lại từ đầu.
Các quy trình mua bán hàng hóa quốc tế của mỗi doanh nghiệp nhằm tạo được cơ sở đảm bảo vật tư, hàng hóa mua vào – bán ra với những yêu cầu đã đặt ra từ trước đó với những nguyên tắc nghiêm ngặt.
Có thể bạn quan tâm Những rủi ro khi mua bán hàng hóa quốc tế và cách giải quyết
Trên đây là Quy trình mua bán hàng hóa quốc tế ra sao để hạn chế rủi ro. Trong trường hợp các bạn đang gặp phải các vấn đề pháp lý về mua bán hàng hóa trong và ngoài nước vui lòng liên hệ với các luật sư của LTT & Lawyers, chúng tôi sẽ liên hệ lại với Bạn ngay khi tiếp nhận thông tin.